xx市人民医院采购合规操作手册

医院各科室:为规范医院采购行为，确保采购活动合法、合规、透明，防范廉政风险与法律风险，保障医疗物资（药品、耗材、设备、服务等）质量与供应安全，依据《中华人民共和国政府采购法》《医疗器械监督管理条例》《医疗机构药事管理规定》等法律法规，结合医院实际，制定本手册。第一部分 总则一、适用范围1.采购类型：药品、医用耗材、医疗设备、后勤物资、服务类项目（如基建工程、信息化建设、保洁安保等）的采购活动。2.覆盖流程：从采购预算编制到合同签订、验收付款、供应商管理的全流程。3.适用对象：医院采购部、药剂科、设备科、后勤保障科、财务科、审计科等相关部门及参与采购的工作人员。二、基本原则1.合法合规：严格遵守国家及地方采购法规，严禁规避招标、围标串标、虚假应标等违法行为。2.公开透明：采购信息、流程、结果全程公开（涉密信息除外），接受内部与社会监督。3.质量优先：优先采购符合国家标准、临床需求的产品，确保医疗安全。4.廉洁高效：杜绝商业贿赂，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效率。第二部分 组织架构与职责分工一、采购管理领导小组组成与职责组长：院长（全面领导采购工作，对合规性负主体责任）。副组长：分管采购、财务、纪检的副院长（统筹协调采购政策执行，监督重大项目合规性）。成员：采购部、药剂科、设备科、后勤保障科、财务科、审计科、纪检监察室负责人。核心职能：审议年度采购预算、重大采购项目（单价≥100 万元或批量≥500 万元）及特殊采购事项；审定供应商准入 / 退出名单，处理采购争议与违规事件。二、部门核心职责部门职责分工

• 流程：需求科室根据临床 / 业务需求提交《采购申请表》（含技术参数、预算金额）→ 分管部门审核（药剂科 / 设备科等）→ 采购部汇总编制年度预算→ 经采购领导小组审议后提交院长办公会审批。
• 合规要点：预算需符合医院年度发展规划，优先保障急救药品、紧缺耗材、大型设备更新等刚需；
• 严禁拆分项目规避公开招标（如将单台 50 万元设备拆分为 “主机 + 配件” 两次采购）。

• 因特殊情况需调整预算（如新增疫情防控物资采购），需经需求科室申请、采购领导小组审批，金额超过原预算 10% 的需提交职代会审议。

• 项目立项：采购部在医院官网 / 政府采购网发布招标公告，明确项目名称、预算、技术参数、投标人资格（如医疗器械经营许可证、ISO 质量认证等）。
• 评标委员会：由医院代表（3-5 人，含需求科室、财务、审计人员）与外部专家（2-3 人，从政府专家库抽取）组成，总人数≥5 人且为单数；
• 专家比例不得低于 2/3，与投标人存在利害关系的人员需回避。

• 投标文件审核：重点核查投标人资质（如营业执照、生产 / 经营许可证）、产品注册证（医疗器械需提供）、报价合理性（明显低于成本价的需投标人澄清）。
• 评标标准：药品 / 耗材：质量标准（优先采购国家集采中选产品）、报价、供应能力（如配送时效≤24 小时）；
• 设备 / 服务：技术参数匹配度（需满足临床需求）、售后服务（保修期≥3 年）、报价分占比≥30%。

• 中标结果在医院官网及指定平台公示 3 个工作日，无异议后发放《中标通知书》，严禁未经公示直接签订合同。

• 流程：采购部邀请≥3 家供应商报价→ 对比质量、价格、服务→ 选定供应商→ 经分管副院长审批后签订合同。
• 合规要点：不得指定唯一供应商，报价需提供明细清单，相同产品报价差异＞15% 的需供应商说明理由。

• 适用条件：专利产品、独家代理产品、紧急救援物资（如疫情防控专用设备）；
• 需提交《单一来源采购论证报告》（含唯一性说明、专家论证意见），经采购领导小组审议、院长办公会批准后实施。

• 必备条款：标的（名称、规格、数量）、质量标准（符合国家 / 行业标准）、价格及付款方式（严禁 “阴阳合同”）、履约期限（如药品配送周期≤72 小时）、违约责任（延迟交货按 1%/ 日扣罚）。
• 审核流程：采购部拟定合同→ 需求科室审核技术条款→ 财务科审核资金条款→ 法律顾问审核法律条款→ 分管副院长签字盖章生效。

• 供应商需按合同约定时间、地点供货，医院验收合格后出具《验收报告》；
• 合同变更（如调整供货数量、延期交货）需双方书面确认，重大变更（金额≥合同总额 20%）需经采购领导小组审批。

• 药品 / 耗材：药剂科 / 设备科核对产品名称、规格、生产批号、注册证号，抽检合格后入库，不合格产品立即退货并记录供应商违约行为。
• 设备 / 服务：需求科室联合技术专家进行性能测试（如 CT 机球管寿命检测），出具《设备验收报告》，保修期从验收合格日起算。

• 单据审核：财务科核对发票、合同、验收报告、入库单 “四一致”，严禁提前付款（质保金除外）；
• 支付时限：按合同约定执行，政府集采项目付款周期≤30 日，其他项目≤60 日。

• 供应商需提供：营业执照、生产 / 经营许可证（医疗器械需备案）、产品授权书（代理商）、近 3 年无重大违法记录声明；
• 建立《供应商黑名单》，列入以下情形的永久禁止准入：
• 围标串标、提供虚假材料；
• 产品质量不合格导致医疗事故；
• 商业贿赂（如赠送回扣、宴请采购人员）。

• 每年度开展供应商履约评估（评分维度：质量 50%、价格 30%、服务 20%），评分＜60 分的暂停合作 3 个月，＜40 分的列入黑名单。

• 审计科每季度抽查采购项目（比例≥10%），重点核查：
• 招标流程合规性（如评标委员会组成是否符合要求）；
• 合同执行情况（如实际供货与招标参数是否一致）；
• 资金使用效率（如库存周转率、闲置设备占比）。

• 纪检监察室全程监督采购关键环节（如招标现场、合同签订），受理举报线索（电话：010-XXXXXXX，邮箱：jijian@hospital.com），30日内反馈调查结果。

• 在医院官网公开年度采购目录、中标结果、投诉渠道，接受患者及社会监督。

• 严禁将达到公开招标限额（如设备≥100 万元）的项目拆分为多个小项目；
• 单一来源采购需留存完整论证材料（如专家签字的唯一性说明）。

• 药品 / 耗材入库前需核验注册证、检验报告，高值耗材需扫码追溯（如植入性支架关联患者信息）；
• 设备采购需明确售后服务条款（如 24 小时响应、48 小时到达现场维修）。

• 采购人员每年签订《廉洁承诺书》，禁止接受供应商礼品、宴请（价值＞200 元需登记报备）；
• 关键岗位（如采购部主任、设备科科长）实行定期轮岗（原则上不超过5年）。

• 每半年召开采购廉政会议，通报典型案例：
• 某医院采购主任因收受供应商回扣被判刑10年，强调 “商业贿赂零容忍”；
• 某企业因提供不合格口罩被列入全国医药采购黑名单，警示质量安全底线。